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Compliance Addendum: um próximo passo na cultura de compliance

Por Carla Casagrande Ribeiro * 

No mundo corporativo e no ambiente de negócios em que o razoável e aceitável não é mais suficiente, o verbo “comprometer-se” tem adquirido outras dimensões, principalmente quando falamos de compliance e sua cultura.

Comprometer-se significa tomar riscos, expor-se, em última instância, dar a sua palavra. Ser responsável.

Quando os responsáveis pela área de compliance e seus interlocutores pensam em garantias, compromisso e seguranças, a cultura ética e o comprometimento da outra parte estão em jogo.

Muito semelhante, nesse sentido, ao que conhecemos como um “Termo de Ajustamento de Conduta – TAC”, encontramos no Compliance Addendum mais uma ferramenta aliada no desenvolvimento e assurance da cultura do Compliance: o chamado Compliance Addendum . Muito utilizado nos EUA, o Compliance Addeddum nada mais é do que um compromisso formal, um termo de assunção de obrigações executável, em toda a sua acepção, que vem incrementar as garantias e trazer mais segurança aos players de mercado na área de Compliance. Esse documento pode abranger desde relatos históricos e pontos específicos de atuação da companhia já identificados, situações de risco mapeadas, bem como definições de ações e prazos estipulados para cumprimento de determinadas condutas especificas.

É no Compliance Addendum que os operadores podem encontrar um pacto privado em que a promessa de implementar ou incrementar as suas melhoras práticas torna-se algo concreto, palpável, objetivo, especifico e executável, indo além de mera cooperação e boa vontade daqueles que estão se relacionando.

Pode ser preparado em diversos momentos do relacionamento: após a identificado de situações de risco em potencial, como maneira preventiva, e antes da celebração de um contrato comercial/civil entre as parte; bem como durante uma situação de relacionamento já em andamento, em que uma das partes identifica algum ponto de atenção a ser trabalhado. Pode-se prever um prazo determinado para o cumprimento do seu conteúdo ou até indeterminado, este último muitas vezes com revisões periódicas, ou até enquanto durar a relação civil ou comercial entabulada entre as partes.

Mediante a elaboração e assinatura de um Compliance Addendum, a parte que identificou as situações de riscos ou de potenciais riscos, solicita e cria, com a outra parte, a obrigação formal de receber informações e documentos correlatos, bem como respostas e evidências específicas a determinadas situações. Esse instrumento assegura que a implementação das medidas acordadas terão prazo e forma certos para acontecer, favorecendo o controle do reporte de forma objetiva e eficaz, criado com base num compromisso vinculante de caráter contratual e de execução especifica, extrajudicial.

A fotografia do programa de compliance sob questão pode até mudar durante a vigência do Compliance Addendum mas, com ele, as partes garantem a formalidade do reporte e o acompanhamento objetivo das medidas tomadas ou até a eventual falta delas, conforme o caso.

É importante esclarecer que o Compliance Addendum não é um instrumento de delegação de poderes e nem de gerência da decisão, criação, implementação ou manutenção de um Programa de Compliance e suas ações correlatas. Não há que se falar em transferência de risco e nem de responsabilidade sobre o reporte da parte com a qual concordou-se esse plano de ação.  O Compliance Addendum deve deixar bem claro, assim como as áreas de risco identificadas, a independência das partes e a administração do seu programa individual por aquela que se comprometeu em investir na sua melhoria e manutenção controlada.

Da mesma forma, o simples retorno e notificação de medidas de avanço não é suficiente instrumento de direito para gerar solidariedade entre as partes. Nada no Compliance Addendum deve ser disposto em desacordo com as regras corporativas da empresa que se compromete e nem deve ultrapassar os poderes de administração de uma companhia, tal como previsto na lei e nos seus documentos societários e de representação.

Assim, são livres as partes, também, para pactuarem eventuais penalidades e restrições comerciais entre as mesmas no tocante ao cumprimento ou não dos compromissos avençados. Por ser um documento privado e de caráter contratual, as partes livremente podem pactuar sobre eventuais rescisões contratuais, indenizações, multas e outras formas de prevenir e incentivar o cumprimentos das obrigações, inibindo a ineficácia do próprio instrumento e do acordo.

Portanto, o Compliance Addendum é uma ferramenta avançada, de maior complexidade, que também exige que os operadores do Compliance tenham um diagnóstico claro e objeto do background check da empresa a se comprometer. Exige postura e direcionamento corporativo para se fazer comprimir e ser um instrumento eficaz, um verdadeiro road map vivo que garante objetividade às tratativas relacionadas ao Compliance e sua cultura, contribuindo ainda mais para um ambiente de negócios ético, seguro e de acordo com a Lei, levando as partes e as empresas ao próximo nível de comprometimento.

 

* Carla Casagrande Ribeiro, Diretoria Jurídica para América Latina, Diretora de Compliance e Privacy Officer para América Latina da Arcadis, advogada pela Faculdade de Direito da USP e LL.M em International Business Law pela McGill University.